Kako da organizujete svoje vreme

Ažurirano, Jun, 2022.

Da bi posao kojim se bavite obavljali kvalitetnije i pri tome smanjili količinu stresa, važno je da naučite kako da organizujete svoje vreme.

Šta je organizovanje (upravljanje) vremenom?

Organizovanje vremena je termin koji se odnosi na vreme potrebno za aktivnosti koje vas približavaju ciljevima.

Organizovanje vremena ne sme biti samo sebi cilj da ne bi potrošili i ono vreme koje smo planirali da uštedimo:)

Koliko puta je svako od vas dan započeo sa entuzijazmom, a onda – dok odgovarate na mejlove – vidite da je prošlo više od pola dana, pa postajete nervozni jer ništa krupno niste uradili, i nestala je sva vaša efikasnost.

Dobro upravljati vremenom ne znači da nešto morate da uradite po svaku cenu, nego da to radite bez napora, a budete zadovoljniji.

Kada ste u poslu internet marketinga malo je teže da odredite tačan broj radnih sati u toku dana, barem u početku.

Za te aktivnosti koristite obe hemisfere mozga, jer taj posao od vas traži da budete keativni, da pišete blog postove, kreirate marketing alate i sve to skupa zna da bude iscrpljujuće nakon samo sat i po vremena.

Kada ste internet preduzetnik od kuće, teško je da baš sve obaveze uradite sami, pa je važno da naučite da obaveze koje ne zahtevaju vašu ličnu pažnju, delegirate drugima.

Najveća zamka u ovom poslu može da bude odugovlačenje iz različitih razloga: straha od neuspeha, nesigurnosti…

Zato svaki put kada počinjete sa radom, fokusirajte se na ciljeve koje ste postavili. U rokovniku obavezno zapisujte sve poslovne obaveze i razdvojite ih na hitne i manje hitne.

Tehnike za organizovanje vremena

Za popis svih aktivnosti koje planirate, kao i onih koje trenutno obavljate i koje ste već obavili, možete koristiti ToDo listu i sve aktivnosti poređati po datumu i prioritetu i tako dobiti jasniju sliku svojih obaveza.

Verovatno ste se već sretali sa raznim tehnikama koje stručnjaci preporučuju; neke ću i ja ovde spomenuti, ali ću posebno preporučiti tehniku „hitno-važno” koja izgleda najjednostavnije, a zapravo krije suštinu organizovanja vremena.

Pored toga, preporučujem da pročitate knjigu Timothy Ferriss-a „The 4-Hour Workweek” i da za dodatnu motivaciju na ovu temu pogledate video Nigel-a Marsh-a.

Tehnika 18 minuta

Tehnika 18 minuta. Tvorac ove tehnike je Peter Bregman. On preporučuje da dan započnete tako što ćete 5 minuta odvojiti da napišete i planirate šta ćete tog dana uraditi da biste bili uspešni i da potom sve napisano prenesete u svoj kalendar.

Zatim da na svakih sat vremena u toku rada navijete alarm, duboko udahnete i odvojite minut vremena kako bi se zapitali da li ste proteklih sat vremena bili produktivni.

Tako ćete vi upravljati satima, a ne oni vama. Uveče je takođe bitno da, kad isključite računar, odvojite pet minuta i zapitate se kakav vam je bio dan i šta ste naučili.

Pratite koliko vremena trošite na radne zadatke

Verovatno malo ko zna koliko vremena troši na svaku aktivnost koju obavi u toku dana? Umesto da nagađate, možete koristiti besplatnu aplikaciju Rescue Time.

Ova aplikacija će vam pomoći da pratite svoj rad na računaru, kako bi vam na kraju radne nedelje pružila tačne informacije o vašoj produktivnosti.

Dovoljno je da je aktivirate i posvetite se svojim aktivnostima. Možete dobiti informacije o provedenom vremenu za svaki zadatak.

Ova aplikacija vam može pomoći da saznate kako i da li gubite vreme i šta uporno ponavljate, a ne služi vam. Ovo vam može pomoći da eliminišete prazne hodove, kako bi ih rešavali.

Na ovaj način postajete svesni koliko ste produktivni sa postojećim načinom rada i učite da upravljate svojim vremenom.

Pomodoro tehnika

Pomodoro tehnika. Ovu tehniku je osmislio preduzetnik i mentor Francesco Cirillo.

Ideja je da se vreme organizuje u 25-minutne intervale, zato što je naš um u mogućnosti da se samo tokom tako kratkih perioda u potpunosti koncentiše i bude efikasan.

Prvo određujete zadatke, podešavate tajmer na 25 minuta, radite i potom pravite pauzu od 5 minuta. Posle četiri intervala od 25 minuta, pauza se produžava na 15-30 minuta.

Koriste se liste za: beleženje aktivnosti, za praćenje produktivnosti i rekapitulaciju.

Koristite Kalendar

Korišćenje kalendara je odlična tehnika naročito za previše zauzete osobe, jer kod kalendara umesto liste obaveza koristite vremenske jedinice. Ova promena će povećati šanse da sve obaveze završite na vreme.

Kod liste obaveza definišete i pravite spisak svojih zadataka i aktivnosti u okviru njih. U kalendar beležite kada ćete izvršavati aktivnosti i koliko vremena će vam trebati da to sve postignete.

Kalendar popunjavajte unapred, kako bi izbegli razna ometanja. Ostavite dovoljno prostora ukoliko se ukaže potreba da nešto drugo što nije navedeno u kalendaru treba hitno da rešite.

• Kako napraviti Google Calendar i postaviti ga na sajt

Možete u kalendaru različite aktivnosti označiti različitim bojama, na primer:

• Dnevne svakodnevne zadatke žutom bojom.
• Za komunikaciju i sastanke zelenu.
• Za vreme koje posvećujete sebi i porodici plavu.

Kalendar će biti najviše odgovoran za vašu odličnu produktivnost.

Napravite listu stvari koje ne želite (To Do Not List)

Postoji još jedan odličan metod koji se koncentriše na smanjivanje svega negativnog, što ne želite umesto povećavanja svega što povećava rezultat.

Ovaj metod se može uporediti sa jednim metodom iz matematike koji se zove Inverzija. Ovde se krećete unazad kako bi otkrili uzroke problema koji rešavate i smanjili ih.

To Do Not listu kreirate tako što ćete prvo razmisliti o stvarima koje želite da smanjite i da ih uklonite iz svog svakodnevnog života.

To može biti na primer, sve ono što ponavljate, a ne sviđa vam se, zatim vreme koje provodite u komunikaciji koja vam nije prijatna i slično.

Neka vam osnova za ovu listu bude sve ono čega želite da se odreknete. To može biti:

• Pristanak na svaki sastanak i viđenje bez plana.
• Nećete prvo ujutru čitati email-ove i posećivati društvene mreže.
• Ništa nećete obećati ako niste sto posto sigurni, itd.

Kao što reče Stiv Džobs:

Ljudi misle da fokus znači reći DA stvari na koju treba da se usredsredite. Ali to uopšte ne znači to. To znači reći ne stotinama drugih dobrih ideja koje postoje. Inovacije govore NE hiljadama stvari.

Tehnika Paretovog i ABC pravila

Ovo je tehnika koju čini kombinovanje Paretovog i ABC pravila.

Paretovo pravilo 80/20 kaže da je 80% naših najvećih dostignuća realizovano u samo 20% našeg vremena. Jasni ciljevi pomažu da definišemo prioritetne aktivnosti u 20% vremena koje donose 80% rezultata.

Pravilo ABC se zasniva na analizi tri grupe zadataka:

 

• A – zadaci koji su hitni i važni
• B – zadaci koji su važni a nisu hitni
• C – zadaci koji nisu ni hitni ni važni.

Na svaku od ove tri grupe zadataka je potrebno primeniti Paretovo pravilo. Tehnika „hitno-važno” bazira se na matrici koja sadrži četiri kvadrata.

Da bi bili uspešni u onome što radite vaše aktivnosti treba da budu deo dva gornja kvadrata i tu spada sve ono što je važno i hitno i ono što je važno i manje hitno ili uopšte nije hitno.

Ove aktivnosti su glavne stvari koje čine stub vašeg poslovanja, a vama govore da ste na dobrom putu i pomažu vam da istrajete. Stvari koje su hitne i važne radite odmah.

Manje hitne aktivnosti mogu biti odgovori na mejlove nekim zainteresovanim osobama koje se samo raspituju o vašem proizvodu/usluzi, bez naznake da će sa vama sarađivati, pozivi  za sastanke koje dobijete u toku dana, zatim aktivnosti vezane za lični razvoj, planiranje i slične stvari.

Stvari koje su manje hitne i manje važne ne morate eliminisati, ali možete zamoliti nekog da nešto od toga uradi umesto vas i ponekad ćete se iznenaditi koliko je nekome nešto bitno što vama nije.

Takođe i ovo imajte na umu: ako stvari koje su manje važne i hitne ne isplaniramo, one postaju i važne i hitne.

Najveći problem nastaje kada osobe sve stvari koje rade u toku dana doživljavaju kao hitne i važne, jer na taj način misle da će više uraditi, ali ipak dan završavaju iscrpljeno i nezadovoljno.

Najveća tajna je naučiti da razlikujemo bitno (ili važno) od hitnog.

Sigurno ćete propustiti bitno, ako celog života budete samo jurili za hitnim. Najveći uspeh možete postići ako radite važne stvari koje nisu hitne ili vi niste dozvolili da budu hitne.

Uspešni ljudi sužavaju kvadrat aktivnosti koje su važne i hitne provodeći sve više vremena u kvadratu aktivnosti koje su važne, a nisu hitne (donjem desnom kvadratu).

Dobar primer za ovo može biti i pokretanje posla preko interneta.

Raditi stvari koje su važne, a nisu hitne, nije lako. To je pitanje navike, a njena izgradnja može da izazove i otpor okoline, jer će se vaše novo ponašanje razlikovati u odnosu na ono ranije.

Uvedite merenje vremena za pojedine ili sve aktivnosti

Ovo je slično sa postavljanjem rokova, samo se može izražavati u minutima, satima. Kada postoji vremenski okvir mozak se bolje fokusira na dovršavanje aktivnosti do kraja.

Za ovo možete koristiti neki online tajmer. Ukucajte, na primer u pretraživač countdown 15 minutes (ili koliko minuta želite) pa odaberite neku od ponuđenih opcija za štoperice.

Na primer, možete podesiti tajmer na 10 minuta za neku aktivnost za koju ste do sada trošili 20 minuta (odgovaranje na email poruke). Kada postoji osećaj hitnosti, fokus je bolji, efikasnost veća.

Evo jedne zanimljive priče:

“Profesor filozofije je na početku časa ispred svojih studenata stavio teglu i kutiju sa krupnim kamenjem. Polako je kamenjem punio teglu, zatim upitao studente da li je tegla puna i dobio potvrdan odgovor.

U tu istu teglu je zatim stavljao sitne kamenčiće koji su popunili postojeće praznine i ponovo od studenata dobio odgovor da je tegla puna.

Treći put je izvadio kutiju sa sitnim peskom i taj pesak sipao u teglu. Na njegovo pitanje da li je tegla puna, studenti su i sada odgovorili da jeste i da u teglu više ništa ne može da stane. Profesor je u teglu dolio još jednu čašu vode …”

Ova priča nas uči da su nam prioriteti u životu uvek stvari (krupno kamenje) do kojih nam je najviše stalo. Sitno kamenje su stvari bez kojih bi naš život bio potpun i kada ih nemamo.

Pesak predstavlja stvari koje su nam manje bitne i ne doprinose kvalitetu našeg života.

Preneseno na posao, važno je da radite kvalitetne stvari koje Vam donose najveći rezultat. Ti poslovi istovremeno povećavaju vašu produktivnost, jer sa sobom nose izazov i uzbuđenje.

Kako vi organizujete svoje vreme? Da li koristite ili ste koristili neku od tehnika?

Volela bih da čujem i vaša iskustva u komentarima, a ako vam je ovaj tekst bio koristan i zanimljiv, lajkujte ga i podelite putem društvenih mreža da i svojim prijateljima pomognete da se bolje organizuju.

Hvala na izdvojenom vremenu za čitanje ovog posta:)